Según PMI la gestión del tiempo es un aspecto crítico de la gestión de proyecto que implica la planeación, la creación de cronograma, el monitoreo y control de la línea de tiempo del proyecto. Entregar un proyecto dentro del marco de tiempo es decisivo para el éxito del proyecto y la reputación del gerente de proyecto y de los miembros del equipo.
La falta de gestión del tiempo tiene varias consecuencias sobre el éxito del proyecto. Siguiendo la guía del PMI, se pueden resaltar los elementos siguientes:
- El más obvio, incumplimiento de los plazos de entrega
- Un retraso implica más costos debido al uso extendido de recursos
- Un incremento del stress y de la presión sobre el equipo del proyecto
- Menos calidad en las entregas por ejemplo, por la falta de verificación y validación
- En resumen, la insatisfacción del cliente por recibir un producto, servicio o resultado tarde, más costoso e incompleto
Roles y Responsabilidades
La creación del cronograma es un esfuerzo colaborativo, sin embargo el director del proyecto es responsable de garantizar que el cronograma sea completo, realista y esté alineado con los objetivos del proyecto. Mientras que los miembros del equipo del proyecto proporcionarán información detallada sobre las tareas que realizarán, incluidas estimaciones de tiempo, entradas y requisitos de recursos.
El nivel de detalle
El objetivo es proporcionar suficientes detalles para controlar el proyecto y realizar un seguimiento del progreso sin abrumar a los involucrados con una complejidad innecesaria. Para lograr eso se recomienda usar dos herramientas simultáneamente: la hoja de ruta (cronograma de hítos) y el diagrama de Gantt.
La hoja de ruta da una visión de alto nivel del proyecto más fácil para comunicar con los involucrados. Su simplicidad vuelve el cronograma más entendible para el equipo de trabajo. Con menos información a procesar, el gerente de proyecto tiene más flexibilidad para el seguimiento, la actualización de los plazos, el reporte de desempeño y la gestión de los riesgos.
Ejemplo: Hoja de Ruta o Cronograma de hitos (PMI standard for Scheduling)
Sin embargo, sin el dominio de los detalles sobre las actividades a desarrollar, existe el riesgo de tener hitos poco realistas y engañarse.
Combinar la hoja de ruta con el diagrama de Gantt Chart permite dar más claridad sobre los pasos a seguir, las dependencias entre las actividades y la asignación de recursos. Desglosar el trabajo en actividades y definir los plazos “bottom-up” es un paso necesario para establecer los hitos y asegurar su validez. Conocer la naturaleza de las dependencias entre tareas es otro paso clave para aumentar la factibilidad del cronograma. Es decir, saber si las relaciones son internas o externas (con o sin control por parte del equipo de proyecto), si tienen una lógica dura o suave (nivel de flexibilidad para replantear), y si se puede usar retrasos (Lag) o adelantos (Lead) para optimizar la línea de tiempo o mitigar riesgos.
Ejemplo: Diagrama Gantt (PMI standard for Scheduling)
Finalmente, los grupos de trabajo y cada uno de los miembros de trabajo deben conocer su carga de trabajo e identificar los pasos a seguir con suficientes detalles para poder planear sus actividades a corto plazo, entender cómo se integran con los otros recursos y hacer el vínculo con los hitos a más largo plazo. Al nivel operacional (diario, semanal, mensual) las tareas a corto plazo se pueden planear mediante la gestión Visual del Cronograma (VPM) o el uso de Tablero Kanban.
Ejemplo: Tablero Kanban (PMI standard for Scheduling)
Finalmente se suele aplicar el concepto de “Rolling wave” donde las actividades a corto plazo o la primera fase del proyecto están detalladas (dentro de la primera ola), mientras las actividades a largo plazo o las siguientes fases no tienen detalles debido a la falta de información en el inicio del proyecto. Con esta metodología es importante actualizar con frecuencia el cronograma y por lo menos detallar la siguiente ola antes de terminar la ola actual.
Las prioridades de tareas
Según el PMI, la prioridad en la gestión del cronograma se refiere al orden en que se planifican y ejecutan las actividades en función de su importancia y la disponibilidad de recursos. Garantiza que las tareas críticas se completen a tiempo y que los recursos se asignen de manera eficiente.
Las tareas críticas se definen como las actividades que afectan directamente a la fecha de finalización del proyecto. Hacen parte de la ruta crítica, lo que significa que cualquier retraso en estas tareas retrasará todo el proyecto. Las tareas más críticas se deben de abordar con toda la atención de todo el equipo de proyecto, maximizando el uso de recursos, la creación de valor y la eficiencia del proyecto. Al centrarse en estas tareas, los directores de proyecto pueden garantizar que el proyecto se mantenga encaminado y se complete a tiempo.
Optimizar un cronograma implica hacer ajustes en las tareas críticas para garantizar que el proyecto se complete en el menor tiempo posible y nivelar el uso de recursos para cumplir con todas las limitaciones del equipo de trabajo.
- Crashing. Es una técnica de gestión de proyectos que se utiliza para acortar el cronograma del proyecto agregando recursos adicionales a las actividades de la ruta crítica. Implica incrementar el costo del proyecto debido a los recursos adicionales.
- Fast Tracking. Es una técnica de gestión de proyectos que se utiliza para acortar el cronograma del proyecto mediante la realización de tareas en paralelo que normalmente se realizarían de forma secuencial. Eso implica más complejidad y riesgos.
- Conflict resolution. Identifique y resuelva cualquier conflicto entre los calendarios de tareas y los calendarios de recursos. Esta técnica puede requerir cambiar las fechas de inicio y finalización de las tareas para resolver conflictos de recursos.
Reporting
Monitorear y reportar el desempeño del proyecto en comparación con la línea base de tiempo establecido ayuda a identificar variaciones y tomar acciones correctivas según sea necesario. Conviene usar indicadores como por ejemplo la variación del cronograma (SV) o el índice de desempeño del cronograma (SPI) para poder establecer si una variación requiere una acción correctiva o no. Toda variación sobre la ruta crítica debería tener una acción porque impacta el plazo de entrega del proyecto.
Ejemplo: Gráfica de seguimiento del cronograma (PMI standard for EVM)
Herramientas
Microsoft Project, Microsoft Teams Planner, Primavera, Smartsheet, Asana, Trello, Jira, Wrike, etc.
Fuentes de información:
- Home of Project Management | Project Management Institute
- PMI global standard for Scheduling (PS_Scheduling_3rd)
- PMI global standard for EVM (Standard_Earned_Value_Management)
- PMI Infinity
- Imágen de portada generada por IA