Gestión de las Adquisiciones en proyectos – parte 1: fundamentos

Uno de los puntos críticos en la gestión de proyectos es la gestión de adquisiciones.  El presupuesto, los tiempos de entrega, la calidad y la gestión de riesgos, entre otros, dependen intrínsecamente del desempeño de sus proveedores. Sin embargo, fallas en la elección de contratistas, problemas de calidad de los productos o servicios demandados, variaciones en costo final y conflictos entre las partes son muy comunes en la gestión de proyectos. 

La participación  del director de proyecto en el proceso de compras es proporcional al desempeño de los proveedores. El proceso de selección y el desarrollo de un equipo de trabajo extendido, el cual incluye los miembros de su organización y algunos de los empleados de los contratistas, son fundamentales para iniciar correctamente el proyecto y así reducir el esfuerzo necesario para mantener el proyecto en el buen camino y lograr sus objetivos.

El riesgo principal al contratar un servicio es la gestión de las expectativas de los involucrados en las adquisiciones. El director de proyecto, el equipo de proyecto y los proveedores deben estar totalmente alineados a pesar de no conocer todos los detalles de los trabajos a ejecutar en el momento de la contratación. En muchas ocasiones solo una parte del alcance está claro, mientras existe un alto nivel de incertidumbre. Por ejemplo, la falta de conocimiento sobre la existencia de un problema, no saber cuáles caminos seguir para la implementación y tal vez tener demasiado optimismo en la capacidad de solucionar problemas en las fases posteriores a la compra. Una vez el contrato ha sido firmado, el director de proyecto no podrá imponer o ajustar sus expectativas en cuanto al nivel de autonomía de los contratistas y del esfuerzo necesario para lograr sus metas si éstas no están alineadas con las obligaciones contractuales.

El director de proyecto es el último responsable por el éxito o el fracaso del proyecto. Sin embargo, se necesita conocimiento especializado para ejecutar el proceso de adquisiciones. Existen muchas categorías de compras querequieren el soporte de varios funcionarios de contratación. Las políticas internas de laorganización (1) pueden ser complejas y sujetas a auditorías contables y legales. Es necesario delegar una parte del proceso a un gerente de compras para evitar el incumplimiento de esas reglas.

Nota (1): se hace referencia a los OPA y las EEF de la guía del PMBOK
-Activos de los Procesos de la Organización (OPA) planes, procesos, procedimientos y bases de conocimiento que son específicos de la organización ejecutante y que son utilizados por la misma.
-Factores Ambientales de la Empresa (EEF) condiciones que no están bajo control directo del equipo y que influyen, restringen o dirigen el proyecto. 

Los procesos de la gestión de las adquisiciones según el PMI

El PMI nos da los fundamentos para ser capaces de organizar y liderar tanto el proceso como el equipo de compras. En la guía PMBOK se desglosa el proceso en 4 etapas. 

Fig1. Mapa de los procesos. Fuente PMBOK versiones anteriores a la versión séptima.

En cada etapa se asocian las entradas, las técnicas, las herramientas y los resultados o salidas esperadas. 

Fig2. ITTO (Inputs, Tools, Techniques & Outputs) de adquisiciones, resumen basado en el PMBOK

Antes de iniciar la implementación de estos procesos, es importante cumplir con algunos prerrequisitos:

  • Tener la estructura de desglose de trabajo (WBS). El alcance debe ser claro y estar alineado con la estrategia de asignación de los paquetes de trabajo.
  • Conocer los recursos disponibles internamente con sus capacidad y nivel de competencias.
  • Tener un equipo de compras en la organización o en su defecto planear contratar este servicio.
  • Hacer el Análisis de Hacer o Comprar. Según el PMI es “el proceso de recopilar y organizar datos acerca de los requisitos del producto [servicio o resultado esperado] y analizarlos frente a las alternativas disponibles de la compra o fabricación interna”. 
  • Conocer el mercado y las categorías de compras, cómo funcionan los contratistas, sus modelos de negocio, su disponibilidad, etc.
  • Tener el registro de riesgo del proyecto con su un plan de mitigación. Una estrategia de gestión de riesgos es la de transferir riesgos de la organización hacia el proveedor.

Más elementos para tomar en cuenta en la planeación

  • En anexo se puede descargar un “checklist” basado en preguntas importantes que ayuda a la planificación de las compras.

Los objetivos de implementar los procesos de gestión de las adquisiciones son:

  1. Tener el mejor precio para el proyecto
  2. La colaboración a largo plazo en asegurar participacióny buenas relaciones comerciales 
  3. La gestión de riesgos financieros en proteger su organización en caso de conflictos de interés y disputas legales
  4. La gestión de riesgos técnicos que podría afectar la continuidad del negocio (transferencia hacia contratistas más experimentados, con patente o derechos intelectuales)
  5. La gestión de la carga de trabajo y de los recursos en separar las compras de la operación y las compras del proyecto
  6. La eficiencia administrativa y operativa en manejar las compras

Los procesos de la gestión de las adquisiciones en las industrias

Además de listar las etapas de los procesos de compras más comunes en las industrias, se propone una repartición del trabajo entre los funcionarios de compras (en azul) y los directores de proyecto (en verde). Se puedes usar estos diagramas como una herramienta para planear la gestión de adquisiciones, asignar roles y responsabilidades

Leyenda de colores para los diagramas de bloques

  • Azul = Responsabilidad de compras
  • Naranja = Responsabilidad compartida
  • Verde = Responsabilidad del director de proyecto
  1. Buscar en el mercado proveedores y contratistas. Proceso de selección.

  1. Ordenar. Proceso administrativo para la buena gestión de información y dinero. 

  1. Recepción. Proceso relacionado a la verificación, validación y aceptación de los entregables.

  1. Facturar y pagar. El proceso de cierre comercial intermedio y final. Es necesario para asegurar los pagos a tiempo, el flujo de caja de proyecto y una buena relación con el proveedor.

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