La Kick-off meeting (reunión de lanzamiento), el pilar de la comunicación en tu proyecto

La Reunión de Lanzamiento de Proyecto (o KOM por sus siglas en inglés – Kick-off Meeting) es el evento que formaliza el inicio de las actividades de un proyecto. Al tratarse del primer paso en la ejecución, resulta fundamental que durante la KOM se sienten las bases de lo que serán las dinámicas del equipo y se aclaren de manera temprana las dudas de todos los involucrados. Para conseguirlo, el / la jefe/a de proyecto debe prestar especial atención a facilitar la comunicación creando un entorno colaborativo y con expectativas claras.

En la mayoría de los proyectos, las reuniones de lanzamiento son la primera oportunidad en la que sus integrantes interactúan como un equipo. Por lo tanto, es muy importante que la KOM se prepare de manera detallada y que todos los que vayan a formar parte del equipo asistan a la misma. De esta manera se maximizarán las posibilidades de éxito del proyecto.

La reunión de lanzamiento se planifica en el momento en que todas sus tareas predecesoras han sido completadas. Esto quiere decir que los aspectos comerciales, presupuestarios y de asignación de recursos han sido aprobados por los patrocinadores o “sponsors” del proyecto. Normalmente, en proyectos donde media una relación contractual entre dos o más partes, la KOM viene precedida de una fase de negociación que implica al vendedor por parte del proveedor de servicios y al comprador del lado del cliente. Dicha fase, normalmente conocida como de venta, culmina con la firma de un contrato donde se estipula el alcance de los trabajos a alto nivel, así como los plazos y presupuesto asignado.

Por su naturaleza de transición entre el fin de la fase de venta y el inicio del proyecto, la KOM debe involucrar a los actores que hayan participado o tengan previsto hacerlo en cada fase. Adicionalmente, debe haber representación de la estructura jerárquica de las organizaciones que permita dar visibilidad de los avances realizados y ayuden a resolver los bloqueos y desviaciones que se puedan producir.

La agenda de una reunión de lanzamiento normalmente incluye – con las respectivas recomendaciones prácticas:

  • Introducción
    • Incluir información práctica tal como instrucciones básicas en caso de emergencia (KOM presencial) o sobre el uso de la plataforma online (KOM virtual)
    • En caso de tener poca flexibilidad para interacciones espontáneas o tratarse de una audiencia muy extensa, emplazar a que las preguntas se reserven para el final de la sesión
  • Presentación del equipo
    • Si el tiempo lo permite, hacer una ronda en la que cada miembro se presente brevemente
    • Pedir a cada participante que aporte algún dato cultural con el que se sienta identificado/a. De esta forma se da visibilidad a la diversidad del equipo
  • Objetivos y alcance del proyecto
    • También mencionar exclusiones de alcance identificadas en el contrato, si las hay
  • Cronograma de trabajo
    • Aclarar si ya está aprobado o si se trata de un borrador pendiente de validación
  • Gestión de comunicaciones
    • Mostrar frecuencia de reuniones, reportes, etc, así como el idioma y el repositorio documental
    • Mencionar herramientas que serán utilizadas durante el proyecto (p.e., Inteligencia Artificial para automatizar minutas, repositorio de fallos / incidencias)
  • Gestión de riesgos y desviaciones
    • Incluir análisis preliminar de riesgos identificados en la fase de venta y sus respectivas medidas de mitigación
  • Gestión del cambio
    • Describir el proceso y su gobernanza
  • Preguntas 
    • Si el tiempo lo permite, hacer una ronda en la que cada miembro tenga la oportunidad de hacer preguntas
  • Próximas acciones
    • Preparar una plantilla con los aspectos básicos de cada acción: descripción, propietario y fecha límite / objetivo
    • Añadir las acciones que se identifiquen durante la KOM

Adicionalmente, basado en mi experiencia, abajo os dejo otras recomendaciones a tener en cuenta a la hora de planificar una reunión de lanzamiento:

Preparativos: comenzar tan pronto sea posible. Una KOM bien preparada genera confianza a todos los participantes y minimiza la necesidad de improvisar

KOM interna y externa: dependiendo de la complejidad del proyecto y las organizaciones involucradas, conviene realizar más de una reunión de lanzamiento. Por ejemplo, una KOM reducida o interna con nuestro equipo de trabajo suele ser muy útil como preparativo para la que haremos con actores externos

En caso de equipos virtuales / remotos: mostrar gráficamente las ubicaciones, zonas horarias y convenir cuál será el horario “por defecto”, facilita a la hora de empatizar y predecir los tiempos de respuesta de cada individuo. Abajo se muestra un ejemplo.

Ilustración 1 Ejemplo de ubicaciones de un equipo virtual de proyecto

Espero que la información de este artículo os resulte de utilidad bien sea para reforzar aspectos ya conocidos e incluso aportar alguna idea nueva sobre cómo gestionáis el lanzamiento de vuestros proyectos.

Salud y proyectos,

Luis Leonardo González Yánez

PMP®, PMI-ACP®, IPMA-B Certified Project Manager

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