De acuerdo a la mayoría de la literatura especializada en el área, todo proyecto debe tener un principio y un fin y, entre ambos extremos, se hacen divisiones en fases o etapas.
La primera fase que nos encontramos en cualquier proyecto es la de iniciación. Normalmente, durante esta etapa es que se acuerdan los objetivos, se identifican a los principales actores y se asigna el presupuesto.
Posteriormente tenemos la etapa de planificación, donde se definen los requerimientos (también conocidos como el “qué” del proyecto), se desglosa el mismo en tareas (estructura de desglose de los trabajos o WBS por sus siglas en inglés – Work Breakdown Structure) y se definen los recursos necesarios para acometerlas. Con estas asignaciones se estima la duración de los trabajos en función de los recursos disponibles y las interdependencias de las distintas tareas en la WBS, lo cual se refleja en el cronograma del proyecto.
Una vez completadas las fases de iniciación y planificación, comienza la ejecución del proyecto. Cuando los requerimientos están definidos, se procede con su diseño o, lo que es lo mismo, “cómo” estos serán materializados. Con la definición y el diseño de los requerimientos acordados por el equipo de proyecto, se procede con la implementación de los mismos.
Dependiendo del ámbito del proyecto en cuestión, su implementación puede ir desde la ejecución de la obra (ingeniería civil / construcción), fabricación, configuración e instalación de dispositivos (ingeniería industrial), hasta la programación del código fuente (informática).
Una vez culminada la implementación, se procede con la etapa de control, en la cual se realizan las pruebas acordadas para confirmar que los objetivos del proyecto han sido alcanzados
Finalmente se realiza el cierre del proyecto, en el cual se formaliza que los trabajos han sido aceptados como válidos, se transfiere la responsabilidad de los mismos al cliente o usuario final y se desmoviliza el equipo de proyecto.
Aunque las fases antes mencionadas se asimilan a un proceso lineal, es habitual que algunas etapas del proyecto se realicen más de una vez. Este es el caso de la planificación y el control. En cuanto a la primera, a medida que el proyecto avanza, el cronograma debe ser actualizado para reflejar los avances realizados, así como los cambios acordados durante la ejecución. En el caso de la fase de control, si la misma conlleva a identificar discrepancias o carencias en el producto implementado, lo natural es reabrir la etapa de implementación hasta que dichas discrepancias sean resueltas.
Las fases descritas en este artículo están basadas en la sexta edición del PMBOK, así como en numerosas fuentes y estándares especializados en la gestión de proyectos. Sin embargo, dependiendo de las necesidades técnicas y /o intereses comerciales de los actores involucrados, algunas de las actividades descritas pueden subdividirse o realizarse en una etapa distinta de la mencionada. Un ejemplo de lo anterior se puede encontrar en la fase de ejecución, en la cual se puede incluir la definición detallada de los requerimientos en caso de que la planificación no incluyera el suficiente nivel de detalle para proceder directamente con su diseño e implementación.
En futuros artículos ahondaremos individualmente en lo que se comprende dentro de cada una de las fases de un proyecto estándar.