El PMI define las reuniones o juntas como “un medio importante para involucrar al equipo del proyecto y a los otros interesados. Éstas constituyen un medio de comunicación primario en todo el proyecto.” Las juntas dan también visibilidad sobre elementos más sutiles del trabajo realizado hasta el momento; captan cómo se planea, prioriza y organiza el trabajo. Se destaca también la dinámica entre los miembros del equipo y se hace visible el estilo de gestión del jefe de proyecto.
La falta de preparación para las juntas puede tener numerosos efectos negativos como la mala reputación, la pérdida de interés de los participantes y dificultades para generar credibilidad. En la multitud de tareas, el foco suele estar sólo en los entregables y a veces el formato de la reunión no se toma en cuenta. Según HBR, el 71% de las reuniones son ineficaces e improductivas (Leslie A. Perlow, 2017) y según McKinsey & Company (ND, 2023) la clave para mejorarlas está en el propósito, la preparación y la presentación. Esto suele dificultar la aceptación de los planes y entregables. Una junta bien organizada facilitará un paso rápido, sin trabas y molestias para mejorar el compromiso y la persuasión de los tomadores de decisiones. Todo el mundo hablará bien del proyecto y de su gerente y el nivel de aceptación de los entregables aumentaría probablemente.
¿Qué es importante proyectar?
Se busca proyectar confianza, control, sinergia y satisfacción en el trabajo que se ha realizado. Probar que hay una mejora continua no solo en el proyecto sino también en la gestión de juntas es fundamental para la imagen percibida. Cada una de las reuniones, por pequeñas que sean, debe ser preparada cuidadosamente ya que son constitutivas para las juntas directivas. Además, los participantes deben saber y sentir que no están perdiendo el tiempo y que el trabajo en equipo es tan importante como el trabajo individual.
¿Qué hacer para mejorar las juntas?
Se proponen 4 focos de mejora:
- Tener empatía
- Planear sus reuniones
- Tener la infraestructura adecuada
- Seguir guías
- Empatía
Annie McKee (2015), propone que la empatía es una de las claves para tener reuniones efectivas. La empatía entendida como la lectura no solo del estado emocional de un individuo sino también como de la dinámica humana. En cualquier equipo de trabajo habrá conflictos de interés, diferencias culturales y sobre todo dinámicas de poder. El líder del proyecto debe poder identificar estas dinámicas y ser guía para evitar que se desaten conflictos improductivos. Debe entender también como cada persona responde ante su liderazgo y así estar preparado para dar una respuesta que direccione positivamente la reunión. Las emociones son contagiosas y establecer un tono positivo dentro de la empatía hará estas juntas más creativas, útiles y cómodas para sus participantes.
- Planear sus reuniones
En la gestión de proyectos se descomponen los entregables en paquetes de trabajos que hacen las tareas manejables. Esto gracias a un esfuerzo de jerarquización, categorización y priorización de sus componentes. De igual manera se debe desarrollar un plan de gestión de comunicación al inicio del proyecto que incluya, idealmente, la estructura de componentes de comunicación (CCS) en donde se agregan las diferentes juntas con sus objetivos, frecuencias y participantes.
Ejemplo de CCS :
- Infraestructura
Se recomienda trabajar con su lista de desglose de recursos (RBS) y agregar todos los ítems necesarios con el fin de tener las condiciones adecuadas para trabajar con eficiencia y comunicar con claridad. Algunas categorías que se puede usar para ayudar a identificar qué infraestructura se necesita:
- Configuración de las salas de reunión (Lean office, organización de las mesas, etc.)
- Configuración IT de la sala de reunión (pantallas, digital whiteboard, etc.)
- Tecnología para video conferencias (escritorio, integrada en la sala, etc.)
- Herramientas de colaboración (Sharepoint, Teams, etc.)
- Buenas prácticas
Definir guías y reglas para las juntas. Tener disciplina y ser un modelo para seguir. Algunos ejemplos de buenas prácticas:
- Fijar las reglas de la casa “ground rules” (por ejemplo “no opinión, solo hechos y observaciones”)
- Prepararse antes de la junta
- Tener y seguir una agenda, definir objetivos claros, comunicarlos antes
- Iniciar y terminar a tiempo
- Asignar roles (por ejemplo “timekeeper”, tomar notas, facilitar, …)
- Invitar a la gente apropiada, todo el mundo participa, repartir tiempo de hablar
- Mantener las intervenciones/presentación breve y al punto
- No desviar del tema, mantener el foco
- Parquear y planear juntas separadas (grupos más pequeños) para hablar de los detalles
- Formalizar las acciones y priorizar
- No tener junta adentro de la junta
- Mandar minutas y hacer seguimiento
- Etc.
Descárgate el archivo que hemos preparado como guía para tus reuniones: