No siempre los equipos de trabajo cuentan con procesos estandarizados para gestionar proyectos. Así se trate de empresas medianas, pequeñas, emergentes (start-up), en proceso de crecimiento o hasta inclusive de empresas consolidadas, puede presentarse el caso de que la gestión de proyectos no esté interiorizada ni priorizada.
No obstante, esto sale a luz debido a deficiencias en la organización, falta de comunicación y a la existencia de entornos no colaborativos entre los equipos de proyecto y áreas funcionales. En este escenario surgen las interrogantes ¿Debo implementar la gestión de proyectos? ¿Valdrá la pena asumir esos costes? ¿Cuándo veré materializados los beneficios?
Lo primero antes de nada, es entender qué es exactamente la gestión de proyectos. La Gestión de proyectos de acuerdo al PMBOK (Project Management Body of Knowledge) en su séptima edición es definido como:
“La aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto para cumplir con sus requisitos”.
Esencialmente, es guiar las actividades del proyecto para alcanzar los objetivos planteados utilizando diferentes enfoques predictivos (cascada), híbridos y/o adaptativos.
Alguien ajeno al tema podría pensar que la gestión de proyectos y todo lo que involucra significan conceptos de ciencia espacial; sin embargo, darse cuenta de que uno lo necesita y de que es necesario tener apertura al cambio, es difícil y más aún cuando los beneficios no son, posiblemente en el corto plazo muy tangibles.
Los beneficios envueltos en la gestión de proyectos tienen un alcance transversal a todos los interesados, como el propio gerente de proyecto y su equipo a cargo de la supervisión, el cliente quien espera que se cumplan los objetivos, las áreas funcionales que brindan soporte para cumplimiento de actividades, así como los agentes externos que tienen intereses particulares en el proyecto.
Un reciente estudio del PMI llamado “Estadísticas de gestión de proyectos 2024: Comprensión de las tasas de éxito y fracaso de los proyectos”, muestra las estadísticas luego de analizar +1500 proyectos revelando que; las empresas con un grado de madurez en gestión de proyectos superan en más de 20% a la hora de cumplir objetivos, en comparación con organizaciones débiles o que no tienen una gestión de proyectos implementada.
| Métrica de éxito de la Gestión de Proyectos | Con una Gestión de Proyectos madura | Con una Gestión de Proyectos débil |
| Cumplir los objetivos del proyecto | 77% de los proyectos | 56% de los proyectos |
| Proyectos completados dentro del presupuesto | 70% | 45% |
| Proyectos completados según lo previsto | 68% | 36% |
| Altos índices de satisfacción de clientes y partes interesadas | 80% | 46% |
Hace ya muchos años que la gestión de proyectos pasó de ser una disciplina técnica a ser una disciplina con múltiples afectaciones en el mundo empresarial. Una evidencia de ello es que todos los interesados participan de manera activa en la generación de valor y beneficios.
A continuación, se listan seis principales beneficios que se pueden obtener como resultado de implementar la gestión de proyectos:
- Optimización del uso de recursos: Resultado de una asignación más eficiente detectando tempranamente sobrecargas de trabajo, duplicidad de actividades y cuellos de botella, así como tener los alcances y objetivos más claros.
- Mejoramiento del tratamiento de los riesgos: Resultado de la proactividad en la identificación, análisis de impacto y establecimiento de planes de contingencia. Así, es posible mejorar ampliamente el manejo de la incertidumbre, así como el nivel de satisfacción del cliente.
- Difusión de entornos colaborativos: Producto del trabajo conjunto y continuo con canales de comunicación claros, reuniones de seguimiento y de alineamiento de objetivos.
- Transparencia y control: Resultado de tener una visión clara del progreso del proyecto mediante herramientas de información de KPIs e informes de avance en tiempo real para una toma de decisiones ágil y efectiva.
- Aumento de productividad: Generado debido a que los equipos trabajan de un modo más estructurado y disciplinado acompañado de eliminación de tareas innecesarias y en la calidad de los entregables asignados.
- Facilidad de innovación y mejora continua de procesos: Obtenido a partir de la versatilidad y adaptabilidad de la metodología ágil y retroalimentaciones constantes en donde los cambios, así como las soluciones se gestionan eficazmente.
Adicionalmente, otras muestras de evidencia de cómo viene afectando de manera positiva la gestión de proyectos en el mundo son:
- El estudio “PMI Pulse of the Profession® (2017)” indica que existen organizaciones definidas como “champions” (campeonas) que cuentan con un nivel de madurez consolidado en la realización de beneficios alcanzando índices de éxito del 92% respecto al 33% obtenido por las organizaciones sin ese nivel de madurez.
- Por otro lado, un estudio más reciente, denominado “PMI 2024 Value-Driven Success Framework”, indica que los proyectos que tienen casi el doble de probabilidades de éxito son aquellos que definen criterios de éxitos desde el principio, implementan sistemas de medición de desempeño, así como seguimiento a las métricas.
Hoy en día las organizaciones no podrían darse el lujo de omitir o al menos considerar la implementación de algunos procesos de gestión de proyectos, sino que deberían considerar que se trata de una necesidad palpable (independientemente del tipo de organización, sector o naturaleza) el buscar ser competitivo, adaptativos y alcanzar los objetivos de una manera ágil siempre buscando la obtención de beneficios.
Partir de la implementación de la gestión de proyectos óptima no es complicar procesos sino hacer que ese cambio contribuya a la generación de objetivos de forma directa y cuyos beneficios no solo abarquen desde la parte operativa, sino que también se vean reflejados en tener una cultura organizacional más robusta y en la entrega de valor al cliente.
La gestión de proyectos no es solo metodología, sus beneficios se reflejan en cifras, clima, nivel satisfacción, ahorro en costes, entre otros y tú ¿qué otros beneficios producto de la implementación de proyectos conoces?
Fuentes consultadas:
https://www.blogcadre.com/resources/project-management-statistics/?utm_source=chatgpt.com
https://chat.openai.com | Prompt: “beneficios de la gestión de proyectos”
Imagenes utilizadas:
Imagen: “FreePik 22.06.2025 – freepik__the-style-is-candid-image-photography-with-natural__87788”