Multitud de filósofos, matemáticos, pensadores, como Peter Drucker, o William Thomson Kelvin, en sus afirmaciones como…. “Lo que no se mide no se puede gestionar o mejorar”, o bien “Lo que no está definido, no se puede medir… Lo que no se mejora, siempre se degrada»”, nos están insistiendo en que para una buena gestión de proyectos es necesario medir, y además nos están adelantando que lo que se mide debe ser bien definido y medible, es decir, si lo llevamos a hoy en día sería lo que actualmente llamamos SMART.
La historia de la importancia de las mediciones comienza en la prehistoria, donde era fundamental medir el tiempo mirando el cielo, también se usaba el cuerpo para medir, un codo, un pie….
El sistema métrico decimal no llegó hasta el siglo XVIII y hasta hoy las mediciones han evolucionado mucho y se aplican en todos los ámbitos de la vida, hasta el punto que hoy en día de un solo punto podemos obtener medidas de distancia, de salud, de estado de ánimo, de tiempo, de meteorología, de estrés ….
¿Qué es lo primero que te ocurre en la vida justo después de nacer y comprobar que lloras?….
Pues que te miden el peso, y el tamaño como evaluación de si estás en la media o es necesario meterte en la incubadora, ¿no?… El niño pesó al nacer 3200 gr y mide 50 cm.
¿Se te ocurre qué pasaría en tu vida si no medimos? Sería imposible, ¿verdad?.
Pues en una buena gestión de proyectos, también es imprescindible medir.
Desde la planificación del proyecto hasta el cierre, el Project Manager debe medir para saber cómo evoluciona el proyecto, qué otros riesgos pueden surgir o si se dan los riesgos que se diseñaron, si se están usando los recursos eficientemente, si los costes van según lo previsto, si se debe hacer cambios, si estoy cumpliendo los estándares de calidad definidos, también para saber qué debe comunicar, cuándo y cómo…. , si los interesados están contentos….
¿Qué se debe medir en la gestión de proyectos? Según PMI las categorías más comunes de métricas incluyen:
- La calidad de los entregables, debemos medir la cantidad de errores o defectos, así como medidas del desempeño tanto físico (tamaño, peso…) como técnico (potencia, velocidad…)
- Medidas relacionadas con las entregas: Como evolucionan todos los trabajos en curso, ¿cuántas tareas tenemos lanzadas, cuanto tiempo estoy dedicando a cada tarea?, ¿somos eficientes?
- Que el desempeño se está realizando respecto a la línea base, ¿estoy cumpliendo los plazos?, cuánto me estoy desviando respecto a la línea base?, ¿Cuánto me cuesta esta desviación?, ¿puedo hacerlo más rápido y más eficaz?
- Los recursos, ¿estoy utilizando correctamente los recursos tal como había planificado?, ¿cuánto es el coste de estos recursos respecto al coste estimado?
- El valor del negocio que estamos generando, (ROI, NPV, relación coste-beneficio). Evidentemente esto es fundamental, si no se cumplen las expectativas económicas, y no hago cambios para mejorar el proyecto puede ser un fracaso. ROI (Return on Investment mide la cantidad de rendimiento financiero respecto a lo que nos cuesta el proyecto), es lo que suele usarse para dar el pistoletazo a un proyecto. NPV (Net Present Value) durante el tiempo del proyecto mide si tiene sentido continuar con la inversión o no.
- Satisfacción de los interesados, NPS ¿estamos cumpliendo con los objetivos que nuestros interesados esperaban?, ¿qué tengo que cambiar para que estén más contentos?
- Pronósticos– debemos medir todas aquellas tareas planificadas, esto nos ayuda a detectar riesgos a tiempo y para ver si tenemos que adaptar tareas de cara a futuro.
Hay múltiples maneras de realizar estas medidas, pero las más habituales suelen ser mediante gráficos de evolución que se presentan en las reuniones de seguimiento o en zonas donde se publican para uso público. Esto es llamado también “Radiadores de Información” o “Controles Visuales” más comúnmente usado en entornos lean.
Existen multitud de herramientas para controlar las medidas de un proyecto, desde una simple hoja Excel o múltiples hojas Excel que puedes combinar en una aplicación tipo PowerBI para hacer tus reportes automáticos, normalmente para proyectos pequeños y cortos en el tiempo, hasta software más sofisticados y ya preparados para implementar las tareas y los procesos y que va generando los propios informes de evolución para los proyectos más grandes, por ejemplo JIRA.
Las características más importantes que debe tener lo que se mide es que sea medible, por lo que si quieres tener éxito, mejorar la productividad, mantener a los interesados contentos y mantener al equipo motivado y trabajando de forma eficiente, deben crearse métricas efectivas o SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound), eso significa que lo que se mida sea
- Específico: número de cosas, número de días …
- Medible: es necesario poner atributos que se puedan medir, no se puede medir el éxito como tal, hay que definir qué es el éxito.
- Alcanzable: No tiene sentido poner objetivos no alcanzables, al mismo tiempo que no tiene sentido poner objetivos que no sean retadores, porque pueden afectar a la motivación.
- Relevantes: En un proyecto hay que medir lo importante, el tiempo, el coste, la satisfacción, la calidad… ¿Cuántas libretas has usado para esta fase del proyecto?, igual no es relevante.
- Limitado en el tiempo: Es necesario definir el tiempo de la medición, una semana, un mes, una hora…
Referencias: Apartado 2.7 Dominio de desempeño de la medición. PMBOK 7
Ana Maria Rey Pazos
MBA & PMP®