En el PMBOK Guide del PMI la gestión de costos se define como los procesos de planeación y de control que incluyen: la estimación del costo de los recursos necesarios, la determinación de presupuesto y el control de las variaciones y cambios.
Estos procesos permiten al equipo de proyecto fijar límites en las especificaciones de los paquetes de trabajo, tener una pauta para conocer el punto adecuado entre las funciones (calidad) y definir las características técnicas (grado) teniendo siempre en cuenta la creación de valor.
Los límites en las especificaciones de trabajo hacen referencia al triángulo de hierro en su versión clásica o mejorada (ver artículo Triple Constraint: A Triple illusion | PMI).
La tabla siguiente resume las entradas, herramientas y salidas de estos procesos.
Fig. 1 Proceso de gestión de costo
La gestión de costos es una herramienta que ayuda al director de proyecto a asegurar la realización del caso de negocio.
Los proyectos se realizan para lograr un cambio significativo en la empresa, agregar valor al negocio y generar un balance positivo entre costos y beneficios. Sin control de estos costos o sin evaluar gastos adicionales frente a este balance, el proyecto corre el riesgo de no lograr sus objetivos. Es también una herramienta para la toma de decisiones ante el comité de dirección.
El patrocinador y los directivos podrán reorientar el curso del proyecto, cambiar requisitos y hasta tomar decisiones difíciles cómo, cancelar una parte del proyecto o su totalidad.
El primer paso es establecer una línea base a seguir para poder monitorear variaciones, tomar acciones correctivas y preventivas, mantener los costos bajo control y dentro del presupuesto. La línea base del proyecto se define como, “la línea base de desempeño de trabajo (PMB)” y contiene los elementos siguientes:
- Alcance (que debe ser: claro, completo, conciso, basado en el consenso)
- Cronograma (que debe ser: realista)
- Costos (que deben ser: confiables y justificables)
La línea base de costo (planned value PV en inglés) corresponde al presupuesto del trabajo planeado. Se representa como la curva en S (S-Curve en inglés).
Para construirla se agregan las estimaciones de costo ocurriendo en el tiempo, de forma quee acumulan los gastos a lo largo del proyecto hasta llegar a la fecha final de entrega, que corresponde al gasto completo del presupuesto del proyecto y se agrega reserva de gestión, para manejar la incertidumbre que proviene de las estimaciones de costos hechas al inicio del proyecto.
Fig. 2 Ejemplo de la línea base de costo (PMBOKGuide)
Los elementos inevitables de la gestión de costo
Existen muchas herramientas y métodos para aplicar los procesos de la gestión de costo. A continuación, se recomiendan algunas buenas prácticas que se pueden implementar en cada proyecto:
- Dominio de la incertidumbre
- Sistema de Autorización de los gastos
- Estructura de costos
- Relación costo-tiempo
- Costo del cambio y de la calidad
- Controlar los costos (método EVM)
Referencias:
- PMBOKGuide
- PMI Practice standard for project estimating second edition (only in English)
- PMI Practice standard for EVM (only in English)