Para entender la importancia que los cambios pueden tener en un proyecto, debemos comenzar por recordar los aspectos básicos que lo componen: alcance, planificación y presupuesto. Cualquier alteración que, directa o indirectamente, modifique uno o más de estos tres pilares de un proyecto, se considera un cambio.
Para asegurar un resultado exitoso en nuestros proyectos, los cambios deben ser gestionados adecuadamente de forma que su impacto sea nulo, controlado o incluso provechoso. La mejor manera de gestionar los cambios en un proyecto pasa por definir en la etapa inicial los procesos y mecanismos a utilizar. A final de cuentas, es preferible estar preparado para afrontar cambios antes de que estos se produzcan en lugar de tener que improvisar sobre la marcha.
Dentro de la definición inicial de cómo gestionar cambios en un proyecto, se recomienda incluir:
- Definición general de cambio
- Roles ante los cambios:
- Quién puede identificar un cambio: cualquier integrante del equipo de proyecto
- Quién se encarga de gestionar los cambios: el / la directora/a de proyecto
- Comunicaciones asociadas a los cambios
- Cómo se evalúan, formalizan y documentan los cambios
Esta definición inicial debe ponerse en común desde la reunión de lanzamiento de proyecto. Para su documentación, la gestión de cambios puede tener la forma de un entregable independiente de proyecto o bien estar englobada en el Plan de Ejecución de Proyecto. Sobre este último hablaremos en futuros artículos.
Basados en nuestra experiencia, disponer de una plantilla o checklist que permita seguir un proceso estándar de evaluación del impacto de los cambios aporta certidumbre en las consecuencias y facilita su gestión. Este tipo de plantillas suelen ser proporcionadas por la Oficina de Gestión de Proyectos (PMO por sus siglas en inglés). Alternativamente, el checklist de evaluación de impacto de cambios puede ser generado de manera específica por el jefe de proyecto.
Cambios deseados vs. inesperados:
Los cambios en un proyecto pueden producirse de manera deseada o bien inesperada. A continuación se presenta un ejemplo de cada caso acompañado de posibles acciones para su gestión:
Tabla 1 Ejemplos de cambio deseado e inesperado en un proyecto
*Impacto global: evaluación que tiene en cuenta el efecto del cambio en el alcance, presupuesto y cronograma del proyecto.
Dependiendo del tipo de cambio al que se enfrente un equipo de proyecto, la reacción puede generar mayor o menor resistencia. Por ello es muy importante que los cambios sean comunicados de la manera más anticipada posible y manteniendo en perspectiva las oportunidades que puedan derivarse de ellos.
Relación entre riesgos y cambios:
Por último, en este artículo sobre gestión del cambio en proyectos no podemos dejar de mencionar su relación con la gestión de riesgos. Por definición, un riesgo dentro de un proyecto puede traducirse en una desviación con consecuencias negativas o beneficiosas (en estos casos también se habla de oportunidad). Por lo tanto, los riesgos dentro de un proyecto nos sirven como una ventana hacia potenciales futuros cambios.
Salud y proyectos,
Luis Leonardo González Yánez
PMP®, PMI-ACP®, IPMA-B Certified Project Manager