El Plan de Gestión de Proyecto (PGP) es uno de los primeros entregables que se genera durante la ejecución de cualquier proyecto y lo podemos comparar con el libro de recetas sin el que los Project Managers no deberíamos ejecutar ningún proyecto. Desde el punto de vista evolutivo, el PGP se considera una continuación de la información que se presenta en la reunión de lanzamiento (KOM por sus siglas en inglés, ver el artículo aquí donde se explica en qué consiste y su importancia).
Aunque el/la Director/a de Proyecto se encarga de redactar el Plan de Gestión de Proyecto. Este plan deberá ser revisado y validado por el resto del equipo.
El objetivo del PGP es el de poner en común aspectos básicos sobre el proyecto, tales como:
- Objetivos
- Alcance
- Metodología
- Fases
- Entregables
- Recursos, responsabilidades y organigrama
- Métodos de comunicación
- Cronograma
- Gestión de riesgos, desviaciones y mitigaciones
- Estrategia de pruebas
- Gestión de cambios
- Aceptación
- Cierre
El PGP define los pasos a seguir en la ejecución del proyecto
Dependiendo de cada organización y proyecto, el contenido y el formato del PGP pueden variar. Por ejemplo, en algunos casos el PGP se consolida en un único documento que se redacta, revisa y aprueba en su totalidad. En otros, el Plan de Gestión de Proyecto puede ser un compendio de documentos que se redactan y aprueban separadamente.
Basado en nuestra experiencia, a continuación se presenta una lista con los pasos recomendados a seguir para elaborar un PGP. Sin embargo, estos pasos podrán alterarse (en orden o contenido) para adaptarse las necesidades de cada proyecto u organización:
- Si nuestra organización cuenta con una Oficina de Gestión de Proyectos (PMO por sus siglas en inglés, ver aquí artículo sobre su definición), lo más probable es que tengamos una plantilla corporativa que nos permita ahorrar tiempo para elaborar el PGP
- Leer y analizar toda la documentación contractual disponible sobre el proyecto
- Realizar la reunión de lanzamiento de proyecto (tanto interna como externa en caso de que se decida separarla)
- Generar un primer borrador del PGP con la información disponible identificando las áreas que requieran mayor detalle y los respectivos miembros del equipo que deben trabajar en ellas
- Distribuir la primera versión del documento entre los integrantes del equipo de nuestra organización para que estos puedan aportar contenidos, comentarios o sugerencias
- Enviar al cliente para revisión
- Agendar una reunión para repasar el documento y asegurar que todos los comentarios son puestos en común
- Actualizar el PGP de acuerdo a los comentarios recibidos
- Enviar el documento para aprobación
- Formalizar la aprobación del PGP
- En caso de que durante la ejecución del proyecto se produzcan cambios que lo justifiquen, actualizar el documento y formalizar su nueva aprobación
Beneficios de tener un PGP
- Consolidar información básica sobre el proyecto en un solo documento
- Gestionar las expectativas de los integrantes del equipo, detectar vacíos y evitar malentendidos desde el inicio del proyecto
- Promover la mejora continua de la organización mediante la adopción del plantillas del PGP que sirvan de punto de partida y checklist abarcando todos los aspectos clave
En resumen, independientemente de la disciplina en la que se desarrolle nuestro proyecto (ingeniería civil, IT, telecomunicaciones, etc.), lo normal es que exista más de una forma de afrontar las tareas del Project Manager. Dado que el PGP es el documento que refleja la metodología de gestión de l@s PM involucrados, recomendamos que se incluya como entregable en cada proyecto en el que se esté trabajando.
Salud y proyectos,
Luis Leonardo González Yánez
PMP®, PMI-ACP®, IPMA-B Certified Project Manager