En este artículo presentamos un resumen sobre los aspectos básicos relacionados con el cierre de proyectos, su casuística habitual y recomendaciones para minimizar los riesgos de esta fase tan fundamental en la ejecución de cualquier proyecto. Aunque el texto aplica a la mayoría de sectores en los que se desarrollan proyectos, algunas de las recomendaciones son específicas del área IT y software.
¿Qué es el cierre de proyecto?
La fase de cierre de proyecto abarca las actividades que se llevan a cabo para formalizar su finalización desde el punto de vista administrativo, financiero, técnico y contractual. De acuerdo al Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide), la fase de cierre está conformada por los procesos realizados para concluir todas las tareas que forman parte de los grupos de procesos de gestión de proyecto y que dan pie a su aceptación final.
Aunque el proceso de cierre de proyecto se refiere generalmente a la totalidad del mismo, existen casos en los que se justifica realizarlo por fases: cierre de fase de proyecto. Esto aplica especialmente a proyectos de gran envergadura y complejidad donde diversos recursos (materiales y humanos) intervienen de manera bien diferenciada en las distintas fases.
¿Por qué se le suele dar poca importancia?
Aunque en ocasiones se le resta importancia, la fase de cierre de un proyecto puede marcar la diferencia entre su éxito y su fracaso. Se trata de una fase normalmente de menor duración si se compara con la totalidad del proyecto y no siempre está ligada a entregables técnicos dentro del alcance definido. En cambio, resulta frecuente que la fase de cierre de proyecto involucre principalmente tareas administrativas. Es por este motivo que, en muchos proyectos, la fase de finalización sea reducida a su mínima expresión o incluso omitida por completo.
¿Cuáles son los posibles efectos de no realizar un cierre de proyecto correctamente?
Entre las consecuencias más frecuentes en proyectos que no hayan tenido un cierre adecuado podemos encontrar:
- Costes imprevistos debido a que el equipo de proyecto tiene que dedicar esfuerzo adicional para atender solicitudes de usuarios del sistema que piden modificaciones fuera de alcance al no haber sido informados sobre la finalización del proyecto
- El equipo de soporte no tiene información y/o documentación suficiente para “recibir el testigo” y dar servicio de mantenimiento a los usuarios
- Bajo nivel de adopción del nuevo sistema por parte de sus usuarios al no existir documentación que les permite tener un grado suficiente de autonomía
Recomendaciones para el cierre de proyecto
Parte del éxito en un proyecto incluye que su etapa de cierre sea lo más previsible posible. Es por ello que conviene que esta fase esté definida en el Plan de Ejecución de Proyecto de acuerdo a lo comentado en nuestro artículo anterior disponible aquí.
A continuación presentamos una lista no exhaustiva con los aspectos principales que deben considerarse al cerrar un proyecto:
- Verificar que el proyecto cumple con los objetivos estratégicos definidos en su Business Case
- Confirmar que el alcance del contrato y sus posibles enmiendas han sido completados, todo esto documentado en una aceptación formal por parte del cliente y sus patrocinadores
- Asegurarse de que representantes del área de operaciones que utilizarán el producto o sistema fruto del proyecto tengan la formación adecuada, así como documentación, experiencia y herramientas para poder ejercer sus funciones
- Revisar la documentación contractual inherente al equipo de proyecto y proveedores, asegurando que todas las partes han cumplido con sus obligaciones
- Recopilar lecciones aprendidas y aprovechar la ocasión para compartir feedback en la organización
- Celebrar logros obtenidos
- Desmovilizar al equipo de proyecto y devolver recursos a sus áreas funcionales
- (opcional) Documentar aspectos pendientes (punch-list) o peticiones para el futuro (wish-list) y respectivas acciones de resolución
¿Existen otros enfoques?
Algunos autores promueven en este artículo la idea de evaluar de manera cuantitativa las competencias de la dirección del proyecto según la efectividad de las actividades de cierre.
Por otro lado, este artículo desarrolla la idea de que el cierre de proyecto se puede realizar basándose en la gestión modular de los riesgos (y oportunidades) asociados a la culminación inesperada o exitosa del proyecto.
Para finalizar, os dejamos una analogía que permite ilustrar la importancia de cerrar adecuadamente los proyectos en los que trabajamos:
Imaginemos que decidimos comprar un coche y, una vez elegido, entregamos el pago al vendedor, cogemos la llave y llevamos nuestra nueva adquisición a casa. Sin la firma de un contrato de compraventa que refleje el cambio de titularidad (equivalente a la carta de aceptación en un cierre de proyecto), no podríamos contratar un seguro, definir período ni hacer uso de la garantía, ni asignar o registrar correctamente las responsabilidades derivadas del uso del vehículo.
Esperamos que este artículo os haya ampliado la visión sobre la importancia de hacer un correcto cierre de proyectos y no dudéis de añadir cualquier pregunta o comentario en la sección presentada más abajo.
Luis Leonardo González Yánez
PMP®, PMI-ACP®, IPMA-B Certified Senior Project Manager
Artículos consultados:
- Aziz, E. E. (2015). Project closing: the small process group with big impact. Paper presented at PMI® Global Congress 2015—EMEA, London, England. Newtown Square, PA: Project Management Institute.
- Lazar, O. & Serono, M. (2010). Project closing process: modular risk based closure. Paper presented at PMI® Global Congress 2010—EMEA, Milan, Italy. Newtown Square, PA: Project Management Institute
- Wen, Q. & Qiang, M. (2019). Project Manager’s Competences in Managing Project Closing. Project Management Journal, 50, 361–375