La transformación empieza en casa, pasamos de ser una PMO operativa a una PMO estratégica
Uno de nuestros primeros aprendizajes fue interno. Por años, operamos como una PMO tradicional: revisando cronogramas, consolidando reportes y asegurando entregables. Pero a medida que llegaron proyectos de transformación profunda (nuevas tecnologías, nuevas formas de trabajo, nuevos modelos organizativos, entre otros), este enfoque quedó corto. A este punto nos planteamos una pregunta clave:
¿Estamos realmente habilitando el cambio o simplemente reportando lo difícil que es?
La respuesta nos llevó a revisar nuestro modelo de gestión, rediseñar procesos internos y abrir espacio para una nueva lógica basada en una gestión de proyectos que contempla y estructura el cambio desde el inicio. Hablar de “cambio” ya no es opcional, es un elemento clave de cualquier iniciativa relevante para la organización.
Diferenciando y conectando dos disciplinas clave
Una de las principales confusiones que vimos repetirse es pensar que el Gerenciamiento de Proyectos (Project Management) y el Gerenciamiento del Cambio (Change Management) son lo mismo. No lo son, pero se potencian mutuamente cuando se desarrollan en paralelo.
- La gestión de proyectos se ocupa de qué se entrega y cómo se hace.
- La gestión del cambio se ocupa de quién lo vive, por qué es necesario y cómo se sostiene.
Un proyecto puede terminar dentro del plazo y con todos los entregables definidos, pero si las personas no lo adoptan (es decir, si no lo entienden, no lo usan o no lo sienten suyo), el proyecto no cumplió su verdadero propósito.
Lo que aprendimos en la práctica
Lo que sí funciona:
- Evaluar la capacidad de adaptación al cambio de la organización antes de lanzar nuevas iniciativas.
- Involucrar a quienes lideran el cambio desde el principio. Cuanto antes se sumen, mejor pueden anticipar resistencias.
- Crear espacios reales de escucha y co-creación. A veces, una conversación franca con usuarios vale más que cien presentaciones.
- Medir la adopción, no solo la entrega. Indicadores como tasa de uso, percepción del cambio y mejoras observadas nos ayudaron a ver el impacto más allá del gráfico Gantt.
Lo que no funciona (y nos tomó tiempo aprender):
- Dar por sentado que todos entienden el propósito. Una visión mal comunicada se transforma en ruido, no en motivación.
- Delegar la gestión del cambio al Project Manager. Esa carga adicional solo genera sobreesfuerzo y diluye el foco.
- Ignorar la dimensión emocional. Cambiar procesos o herramientas es fácil en papel. Cambiar hábitos, inseguridades y relaciones de poder, no es tan fácil en la vida real.
Institucionalizar el cambio, ya que este no depende solo de la buena voluntad del equipo
Para lograr que la gestión del cambio sea algo sostenible, no un esfuerzo puntual, sino una capacidad organizativa, hicimos algunos ajustes clave desde la PMO:
- Creamos un modelo híbrido que integra planificación técnica y acompañamiento al cambio.
- Formamos un comité de transformación, con representantes de todas las áreas impactadas.
- Incorporamos un rol formal de Líder de Cambio o “Change Lead” en los proyectos estratégicos.
- Sumamos capacitaciones específicas para que los equipos de proyecto desarrollaran habilidades blandas como la comunicación, la empatía y la inteligencia emocional.
Gracias a esto, no solo mejoramos la ejecución, sino que también generamos más confianza interna, incrementando la participación y mejoramos la percepción de los proyectos de cambio.
El cambio ya no es solo una etapa dentro del proyecto. Es el contexto mismo en el que trabajamos. Y quienes lideramos proyectos desde una PMO tenemos el privilegio y la responsabilidad de hacer que ese cambio sea más claro, más humano y estratégico. Hoy, más que nunca, los proyectos necesitan más que planificación, necesitan una narrativa, una conexión y una visión. Y eso no se logra improvisando, sino integrando estructuras que hagan del cambio un camino transitable y no una amenaza inevitable. Cuando el cambio se gestiona con propósito, deja de ser un riesgo y se convierte en una oportunidad para crecer y estar a la vanguardia.
¡Toma acción ahora! Analiza cómo estás gestionando el cambio, revisa tus prácticas, desafía tus modelos y comparte tu experiencia.
Lorena Arteaga Valdez – PMP
Project Management Institute (2013). Managing Change in Organizations: A Practice Guide. PMI.org
Integrated Change Management paper presented at PMI Global Congress 2012.