Los directores de proyectos se enfrentan diariamente con cambios en el alcance de sus proyectos. En la práctica la definición inicial de los entregables del proyecto no siempre está clara, completa o basada en el consenso de todos. Los involucrados del proyecto suelen tener ideas diferentes y cambiantes sobre que deben ser o tener los productos, resultados o servicios que generan más valor para ellos y para la empresa.
Manejar esas dinámicas humanas y controlar el alcance del proyecto se vuelve un dilema en encontrar la narración correcta para simplificar situaciones complejas, generar suficiente interés y lograr acuerdos mutuos. Sin embargo, la gestión de proyecto es también una ciencia que tiene métodos, herramientas y artefactos que ayudan a los directores de proyecto a tener control sobre el alcance. En la nueva edición del PMBOK, dentro de los artefactos de estrategia, se define el acta de constitución del proyecto como “un documento emitido por el iniciador del proyecto o patrocinador, que autoriza formalmente la existencia de un proyecto y confiere al director de proyecto la autoridad para aplicar recursos de la organización a las actividades del proyecto”. El PMI ofrece entonces un instrumento para iniciar correctamente nuestros proyectos, definir sus límites y asegurar que los directores de proyecto tienen el compromiso de la dirección de la empresa antes de involucrar a la mayoría de los involucrados.
Término en inglés “Project Charter”.
Contenido del acta de constitución del proyecto
Los siguientes conceptos son claves para definir el contenido del acta:
- Entender las necesidades del negocio, el problema que se quiere resolver o la oportunidad que se quiere aprovechar e identificar el mejor curso de acción. El entendimiento del problema es clave y justifica analizarlo hasta encontrar la causa raíz.
- Poner las necesidades en el contexto de la empresa. ¿Cuáles son las restricciones y sus impactos?
- El alcance del producto define todos los requisitos necesarios para completa y correctamente crear y entregar los productos del proyecto. Se enfoca en las necesidades del cliente o usuario.
- El alcance del proyecto define todos los requisitos necesarios para obtener la aceptación de la terminación del proyecto.
Existen muchos ejemplos de acta de constitución en las plantillas del www.pmi.org (para miembros solamente) y en la literatura especializada.
Se recomienda como mínimo tener los siguientes elementos:
- Títulos y justificación del proyecto (por ejemplo, lienzo de modelo de negocio “One Pager”)
- Descripción de los objetivos
- Descripción de las restricciones (frontera, límites) y de las suposiciones
- Descripción de los entregables con sus requisitos claves (atributos y cadena de valor)
- Los criterios de aceptación
- Hitos principales del cronograma
- Primera estimación de costos y reservas
- Los involucrados claves asociados al proyecto
- Los riesgos principales
- Gobernanza del proyecto (comités de dirección, patrocinador, toma de decisión, autoridad del director de proyectos, etc.)
- La estructura de desglose de recursos (por lo menos un organigrama)
Con el fin de poder responder a las siguientes preguntas:
- ¿Quién inició el proyecto?
- ¿Cuál es el problema? ¿Qué solución y con qué objetivo?
- ¿Cuáles son los requisitos de los entregables? ¿Cuál es la proposición de valor?
- ¿Se conocen quienes tomarán la decisión y aceptarán los entregables?
- ¿Se tiene una frontera clara entre lo que está dentro y fuera del proyecto?
- ¿Se conoce el marco del proyecto en términos de costo y tiempo?
- ¿El cronograma es realista y el presupuesto confiable?
- ¿Se conocen los riesgos principales y cómo manejarlos?
- …
Roles y responsabilidades
El patrocinador del proyecto da los elementos para construir el acta de constitución del proyecto y otorga la autoridad al gerente de proyecto para su ejecución. Normalmente, el patrocinador debería proveer de los elementos siguientes:
- (Es el dueño/a) del caso de negocio, las necesidades de negocio y los requisitos en general
- Los riesgos principales y las restricciones de la organización
- Las prioridades entre esas restricciones y el nivel de riesgo aceptable
- Asegura el “buy-in” del proyecto en la organización
- Da la autoridad al gerente de proyecto
- Los fondos (la autorización de usar los fondos de la empresa)
- Los hitos, eventos claves y fecha de entrega
- La aceptación formal de los entregables
El gerente de proyecto maneja el proyecto para lograr los objetivos del acta de constitución. Tiene la responsabilidad de confirmar la viabilidad de las solicitudes del patrocinador y recomendar alternativas si no es factible. Por ejemplo,
- Ayuda a crear el acta de constitución del proyecto
- Entender los puntos de inicio/información disponible en el nivel de incertidumbre en el alcance
- Manejar solicitud de cronogramas y recomendar un cronograma realista
- Manejar solicitud de presupuesto y recomendar un presupuesto confiable
- Evaluar los riesgos y las suposiciones
- Desarrolla reservas de tiempo y costo para mitigar esos riesgos
- Seleccionar los procesos de gestión de proyecto a implementar
- Determina qué recursos son necesarios para el proyecto
- …
Los procesos de la gestión del alcance
- Desarrollar el acta de constitución
- Identificar los involucrados claves
- Planear la gestión del alance
- Recopilar los requisitos
- Definir el alcance
- Crear la EDT (en inglés WBS)
- Validar el alcance (entregable completo)
- Controlar la calidad (entregable correcto)
- Controlar el alcance
- Gestión de la aceptación de los entregables y cierre del proyecto
Conclusión
El acta de constitución del proyecto es uno de los documentos más importantes de la gestión de proyectos. Es un contrato entre el representante de la organización y el gerente de proyecto. El acta fija las reglas del juego y los criterios de éxito.
El gerente de proyecto tiene la oportunidad de influenciar y co-desarrollar este documento junto con el patrocinador y así aumentar sus posibilidades de éxito.