Cómo traducir en acciones los resultados de las lecciones aprendidas
Generar un plan de acción basado en las lecciones aprendidas recopiladas al final de una fase o proyecto tiene dos grandes ventajas: a) mejoramos continuamente nuestra organización y b) generamos confianza en los participantes al ver estos sus ideas transformadas en hechos. A continuación os
Convertir las lecciones aprendidas en acciones:
- Traducir las lecciones en elementos de acción:
- Convertir las lecciones aprendidas en elementos específicos y procesables.
- Cada elemento de acción debe ser claro, conciso y alcanzable.
- Asignar responsabilidades:
- Asignar cada elemento de acción a un miembro específico del equipo o gerente de proyecto.
- Garantizar la rendición de cuentas y la claridad sobre quién es responsable de implementar la acción.
- Establecer plazos:
- Establecer plazos realistas para cada elemento de acción. Ayuda a mantener el impulso y garantizar que las acciones se implementen de manera oportuna.
- Desarrollar un plan de acción:
- Cree un plan de acción detallado que describa los pasos necesarios para implementar cada lección aprendida. Este plan debe incluir los elementos de acción, las partes responsables, los plazos y los recursos necesarios.
- Integrar en los procesos del proyecto:
- Incorpore los elementos de acción en sus procesos y plantillas de gestión de proyectos. Esto garantiza que las lecciones aprendidas se apliquen a proyectos futuros y se conviertan en parte de la base de conocimientos de la organización.
Acciones de seguimiento y supervisión
Después de definir las acciones a tomar en base a las lecciones aprendidas recopiladas, es importante hacerles seguimiento para implementar mejoras en nuestra organización.
- Utilice un sistema de seguimiento:
- Implemente un sistema de seguimiento, como un software de gestión de proyectos o una simple hoja de cálculo, para monitorizar el progreso de cada elemento de acción. Este sistema debe ser accesible a todas las partes involucradas.
- Seguimiento periódico:
- Programe reuniones periódicas de control para revisar el estado de los elementos de acción. Esto ayuda a identificar cualquier problema con anticipación y garantiza que las acciones estén bien encaminadas.
- Documentación de actualización:
- Mantenga actualizada toda la documentación relacionada con los elementos de acción. Esto incluye el plan de acción, el sistema de seguimiento y cualquier documento relacionado con el proyecto.
- Informes de progreso:
- Proporcionar informes periódicos de progreso a las partes interesadas. Esto garantiza la transparencia y mantiene a todos informados sobre la implementación de las lecciones aprendidas.
- Evalúe la efectividad:
- Una vez que se hayan implementado los elementos de acción, evalúe su efectividad. Esto ayuda a comprender el impacto de las lecciones aprendidas e identificar cualquier mejora adicional necesaria.
En conclusión, generar acciones basadas en las lecciones aprendidas recopiladas en un proyecto nos permite pasar de la teoría a la práctica y madurar como equipo.
Luis Leonardo González Yánez
PMP®, PMI-ACP®, IPMA-B Certified Project Manager
Fuentes:
- The PMI Guide to Business Analysis (2017)
- PMI Infinity