Cómo preparar y facilitar una sesión de lecciones aprendidas con un equipo de proyecto (Parte I)

Llevar a cabo sesiones de lecciones aprendidas forma parte de las competencias clave en la gerencia de proyectos. 

Estas sesiones resultan especialmente necesarias cuando un proyecto no genera los resultados deseados inicialmente y son cruciales para capturar información valiosa que puede mejorar proyectos futuros. 

El éxito de una sesión sobre la experiencia adquirida durante un proyecto (o alguna de sus fases), depende de una preparación exhaustiva y de una facilitación eficaz. Aquí os presentamos una guía completa sobre cómo preparar y facilitar una sesión de lecciones aprendidas con vuestro equipo de proyecto.

Fase de preparación

1. Identifique a los participantes:
   • Seleccionar a las partes interesadas internas y externas clave que participaron en el proyecto. Esto garantiza una perspectiva integral de lo que ocurrió durante el ciclo de vida del proyecto.
2. Revise los documentos clave del proyecto:
   • Revise los planes del proyecto, reportes y cualquier otra documentación relevante. Esto ayuda a comprender la trayectoria del proyecto e identificar las áreas que necesitan discusión.
3. Distribuir encuestas de proyectos:
   • Envíe una encuesta del proyecto a todos los participantes con anticipación. La encuesta debe organizarse por categorías como gestión de proyectos, recursos, aspectos técnicos, comunicación, procesos comerciales, requisitos, diseño y construcción. Esta categorización garantiza que no se pase por alto ningún área crítica y ayuda a enfocar la discusión en temas relevantes.
   • Solicite que las encuestas sean respondidas con suficiente antelación para poder preparar la lista de preguntas que se menciona a continuación.
   • Ofrezca ayuda en caso de que los participantes tengan dudas para responder a la encuesta o no estén familiarizados con el proceso de recopilación de lecciones aprendidas.
4. Prepara una lista de preguntas:
   • Con base en los resultados de la encuesta y los documentos del proyecto, prepare una lista de preguntas específicas. Estas preguntas deben tener como objetivo descubrir lo que salió bien, lo que salió mal y cómo se puede mejorar.
5. Elija las herramientas de facilitación:
   • Seleccionar las herramientas y técnicas apropiadas para la sesión. Esto podría incluir pizarras, notas adhesivas o herramientas de colaboración digital, dependiendo de si la sesión es presencial o virtual.

Fase de facilitación

1. Establece la agenda:
   • Al comienzo de la sesión, revise la agenda con los participantes. 
   • Definir claramente los objetivos y la estructura de la sesión.
2. Asignar roles y responsabilidades:
   • Defina y asigne roles para la sesión como tomador de notas, controlador de tiempos y líder de discusión. Esto ayuda a mantener el orden y a garantizar que se cubran todos los aspectos de la sesión.
3. Cree un entorno seguro:
   • Fomentar la comunicación abierta y honesta. 
   • Dejar claro que el propósito de la sesión es aprender y mejorar, no asignar culpas.
4. Concéntrese en las preguntas clave:
   • Guiar el análisis utilizando las preguntas preparadas. Hacer siempre las tres preguntas clave:
     • ¿Qué hicimos bien?
     • ¿Qué hicimos mal?
     • ¿Cómo podemos mejorar?
5. Utilice categorías para estructurar la discusión:
   • Utilice las categorías de la encuesta del proyecto para estructurar la discusión. Esto ayuda a mantener la conversación centrada y garantiza que se cubran todas las áreas críticas.
6. Hallazgos del documento:
   • Capture todas las ideas y recomendaciones discutidas durante la sesión. 
   • Esta documentación es crucial para informar y compartir las lecciones aprendidas.

Esperamos que os resulten de utilidad las medidas proporcionadas en este artículo para la gestión de lecciones aprendidas y tened en cuenta que lo más importante en cuanto los desafíos en un proyecto no es evitarlos, sino aprender de ellos y mejorar como organización.

Luis Leonardo González Yánez

PMP®, PMI-ACP®, IPMA-B Certified Project Manager

Fuentes:

1. The PMI Guide to Business Analysis (2017)
2. PMI Infinity