¿Cómo gestionar la carga de trabajo de manera efectiva? Lecciones de un PMO Manager- Parte II

En la primera parte de este artículo, exploramos dos herramientas clave para gestionar la carga de trabajo de manera efectiva: la Priorización Estratégica y la Planificación del Tiempo. Ahora, descubriremos 3 estrategias adicionales que te ayudarán a evitar la sobrecarga de trabajo, sistematizar el uso de herramientas y frameworks, y fomentar la reflexión y mejora continua. ¡Sigue leyendo para descubrir cómo puedes aplicar estos principios y técnicas para liderar tus proyectos con mayor eficacia!

  1. Evita la sobrecarga de trabajo  

Recuerdo un momento particularmente intenso en un Proyecto de Exploración y Producción Petrolera. Tenía tantas tareas pendientes que parecía imposible priorizar. Fue entonces cuando el Principio de Pareto (80/20) me simplifico la carga de trabajo. A través de este principio pude identificar el 20% de actividades que generaban el 80% de los resultados, lo que me conllevo a delegar y/o posponer el resto de las actividades a otros miembros del equipo. Quizás te preguntes ¿Cuáles son las claves para aplicar este principio?:

  1. Revisa tu lista de tareas e identifica las que tienen un impacto directo en los objetivos claves del proyecto y/o de la organización. 
  2. Establece un tablero Kanban para visualizar tu flujo de trabajo y limitar las tareas «en progreso» a 3 o menos.

Imagen N°2: Principio de Pareto y Tablero Kanban

  1. Sistematiza el uso de Herramientas y Frameworks

En caso de proyectos de alcance internacional en los que participen múltiples disciplinas y equipos de trabajo (tanto internos como externos a tu organización), la implementación de frameworks como SCRUM y de herramientas como la Matriz RACI pueden ser una revelación para el equipo al momento de balancear la carga de trabajo.

Por una parte, SCRUM facilita la coordinación y sincronización de esfuerzos entre las diferentes disciplinas al dividir el trabajo en Sprints de 2 semanas (lo cual implica una carga de trabajo manejable). Esta herramienta provee al equipo con un backlog priorizado y fomenta un espacio de 15 minutos todos los días en el que se mantiene un enfoque ágil, que permite a su vez gestionar los riesgos y adaptarse ante posibles cambios en los requisitos del proyecto.  

What is Scrum? | Scrum.org

Imagen N°3. Enfoque Scrum 

Asimismo, en proyectos complejos, los roles y responsabilidades pueden confundirse fácilmente, por lo que la implementación de la Matriz RACI es imprescindible para identificar claramente quién es responsable (R), aprobador (A), consultado (C) e informado (I) evitando sobrecarga laboral, retrabajos significativos y costosos malentendidos. 

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Imagen N°4. Matriz RACI 

  1. Reflexión y mejora continua 

La planificación y ejecución del proyecto son tan importantes como el cierre del mismo. Por lo tanto, al culminar un proyecto, considera la implementación del enfoque Kaizen con tu equipo de trabajo para evaluar qué funcionó e identificar áreas de mejora. Luego de la ejecución de un complejo proyecto en el sector de la energía, el enfoque Kaizen ayudo a identificar pequeñas mejoras en los procesos de comunicación y planificación que nos ayudaron a hacer una gran diferencia en el siguiente proyecto, lo que facilito indirectamente la gestión de la carga de trabajo del equipo mediante la automatización los procesos y reportes, optimizando así el uso del tiempo y recursos.

Claves para aplicar el enfoque Kaizen al cierre del proyecto:

  • Reúne al equipo para revisar el proyecto finalizado y discutir qué funcionó bien y qué no.
  • Identifica el problema mediante el uso de herramientas como el análisis de causa raíz.
  • Realiza una sesión de lluvia de ideas para identificar áreas de mejora. 
  • Selecciona las mejoras más viables y planifica su implementación en futuros proyectos. 
  • Aplica la mejora, documenta los cambios y evalúa su efectividad. 

Ahora que estas familiarizado con estas 5 herramientas podemos concluir que la gestión efectiva de la carga de trabajo no depende del sector en el que trabajes, sino de cómo aplicas algunos principios, frameworks y herramientas. Priorizar lo esencial, planificar estratégicamente, delegar y cuidar tu bienestar son pilares que te permitirán liderar proyectos complejos con confianza. A lo largo de mi carrera como PMO Manager, estas herramientas y frameworks me han ayudado a superar desafíos enormes y alcanzar resultados excepcionales. Si estás listo para transformar tu enfoque de trabajo y liderar con más eficacia, empieza hoy a aplicar estas estrategias. 

Lorena Arteaga – PMP 

Referencias: 

PMBOK Guide – Séptima Edición

Imagen generada por IA

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