A la hora de acometer un proyecto, el equipo de proyecto es un pilar fundamental. La adquisición del equipo de proyecto, tal y como podemos ver en la guía del PMBOK se realiza normalmente en varias fases durante la vida del proyecto y teniendo en cuenta aspectos cómo:
- El tipo de proyecto a realizar.
- Los perfiles existentes en la empresa o la necesidad de su contratación externa.
- La necesidad de recursos concentrados o remotos.
- El tiempo del proyecto.
- El alcance y los costes.
- Etc.
Una vez que está constituido el equipo y el proyecto comienza, el Gestor de Proyecto y su gestión del equipo pasa a ser otro pilar fundamental.
¿Cómo formar y mantener un equipo cohesionado equilibrando las emociones?
Existen múltiples aspectos a tener en cuenta a la hora de conseguir esto y además no existe una única forma, es más, es posible tener que aplicar distintas estrategias en función del momento en el que se encuentre el proyecto.
- Es importante hacer una correcta asignación de roles y responsabilidades
- Conocer a los integrantes del equipo por parte del Project Manager y haber tenido la posibilidad de conocer su trayectoria, su motivación.
- La planificación y tener un buen plan de proyecto ayuda al desarrollo correcto y a mitigar o retrasar momentos de tensión
- Mantener una comunicación abierta y constante
- Ayudar en la motivación de forma diferente en función de los perfiles, así como inspirar y formar en la auto-motivación
- Contar con el equipo para la toma de decisiones
- Mantener una contínua comunicación One to One con el equipo para conocer porqué momento está pasando el equipo en cada fase del proyecto y saber gestionar las expectativas o los problemas.
- Es bueno realizar actividades de team building que ayuden en la potenciación del espíritu de equipo.
- Impulsar el conocimiento de las propias emociones de tu equipo. Aplicar la Inteligencia emocional.
Vamos a poner varios ejemplos de gestión emocional en un equipo en diversos momentos del desarrollo de un proyecto.
1.- En un equipo de trabajo existe enojo por los diferentes repartos de carga de trabajo, lo que provoca excesivo estrés en unos y demasiada relajación en otros.
– El PM debe detectar esta situación, en el día a día, o en los One to One que realiza periódicamente.
– Debe de repasar la planificación, para plantearse posibles soluciones.
– Es necesario ponerlo en conocimiento de los implicados y plantear de antemano los cambios necesarios para dar una solución temporal o definitiva.
– Posible reasignación temporal de tareas entre los miembros. Posible cesión de recursos entre una actividad y otra del proyecto.
2.- En un equipo de proyecto hay tensión porque no se cumplen los plazos y hay un riesgo claro de no cumplir con el objetivo.
– Lo primero es mitigar el problema y reencauzar la situación, para lo cual hay que detectar el origen, que posiblemente sea algo no incluido en el inicio como riesgo, ya que sino ya tendría un plan de acción.
– Ante estas situaciones novedosas, el PM debe manejar el caso en su equipo, practicando la comunicación asertiva y mostrando la comprensión a la vez que una toma clara de soluciones.
– Estas soluciones pueden pasar por cambiar el alcance del proyecto, o por la petición de recursos externos. EL PM en estas situaciones debe explicar la situación a los Interesados para poder conseguir fondos o nuevos plazos.
– El PM debe mostrar tranquilidad a su equipo y comunicar la situación con claridad presentando posibles consecuencias para el equipo y para la empresa, pero a la vez motivando al equipo a seguir empujando todos en una misma dirección.
En estos ejemplos suele ser un error por parte del PM:
- Culpar a una parte del equipo o a una empresa externa
- Transmitir preocupación o enojo por la situación, y enfocarse en las consecuencias negativas.
- No centrarse en entender muy bien lo que ocurre y actuar de cualquier manera.
- Amenazar con la pérdida del empleo o la pérdida del proyecto.
Si quieres conocer más sobre Inteligencia emocional, te incluyo alguna bibliografía muy recomendada en las redes sociales:
-Inteligencia emocional (Daniel Goleman)- Un clásico
-La práctica de la inteligencia emocional (Daniel Goleman)
-Emotional Intelligence 2.0 (Travis Bradberry y Jean Greaves)
Ana María Rey Pazos – PMP
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