10 Herramientas útiles para Project Managers

Hoy en día existen opciones muy diversas e interesantes en formato online que ayudan a los gestores de proyectos en el desarrollo de sus tareas. En este artículo haremos un repaso por algunas de ellas con la intención de dar a conocer nuevas opciones que nos ayudarán a ser más efectivos.

1. TRELLO

Esta plataforma de gestión de ticketing en línea nacida en 2010 y adquirida hace unos años por Atlassian es una de las más completas y una habitual en todos los “tops” de herramientas de task management. La información se agrupa en tableros, columnas y cards, las cuales podemos asignar a miembros del equipo, ponerles fecha o etiquetar en función del proyecto al que correspondan.

La versión gratuita es completísima y podemos consultarla desde el móvil.

2. ASANA

Otro gestor de proyectos en línea muy potente, creado por un ex-Facebook en 2011, cuenta con elementos diferenciadores con respecto a Trello, por ejemplo. Se enfoca de un modo más claro en el reparto colaborativo de tareas, por lo que se pueden pintar workflows y cronogramas y visualizar, mediante informes, los avances de un proyecto.

Permite además, hacer una gestión de los recursos humanos asignados.

3. MIRO

Una plataforma específica para trabajos enfocados al diseño digital. Muy útil para pintar flujogramas, mind maps, mockups… y todo ello de un modo colaborativo. Contiene cientos de plantillas y tutoriales que te permitirán representar tus proyectos de una forma visual y atractiva, favoreciendo la recogida de comentarios de los diferentes miembros del equipo.

La versión gratuita tiene un número limitado de boards y cuentas.

4. MICROSOFT TEAMS

Esta funcionalidad de Microsoft permite crear un punto de encuentro para equipos trabajando deslocalizados. Integra funcionalidades de chat y videollamada (como podemos tener otras del tipo Skype o Zoom), con opciones de edición y gestión de documentos compartidos.

Contiene muchos plug ins que permiten incorporar diferentes funcionalidades muy útiles en el día a día de la gestión de proyectos.

5. GANTT PROJECT

Para los más clásicos, el Gantt Project permite a los gestores de proyecto disponer de una herramienta gratuita para construir sus cronogramas para iniciativas que sigan un modelo clásico en cascada. Nacido en el año 2003, su mayor punto positivo es su robustez y sencillez de uso. 

Totalmente gratuito y de código abierto.

6. DROPBOX

Otro viejo conocido de la gestión y transferencia documental en la nube, Dropbox nos ayudará a mover grandes volúmenes de información entre equipos de un modo sencillo, permitiéndonos hacer el seguimiento de las diferentes versiones, aplicar comentarios y guardar de forma segura y cifrada nuestros contenidos.

Los diferentes planes de pago permiten incrementar el espacio disponible de almacenamiento.

7. CONFLUENCE

Cuando trabajamos con equipos internacionales en remoto uno de los grandes problemas puede ser el acceso a los repositorios de información de un modo ordenado y la generación de una documentación sólida de proyecto. Gracias a esta plataforma de Atlissan, los miembros de la organización pueden gestionar el conocimiento y hacerlo disponible, comparando versiones y actualizando la información fácilmente.

8. THREE SL

Uno de los puntos más importantes para el cumplimiento de forma exitosa de un proyecto es la correcta gestión de requisitos. Para ayudarnos en esta compleja tarea, existen plataformas como Three SL. De este modo podremos trackear los requisitos solicitados por los diferentes stakeholders hasta su validación final (no importa cuantas veces cambien), volcarlos de distintas fuentes y determinar las relaciones entre ellos.

Nos permite realizar una prueba previa del software previo registro.

9. ELORUS

Finalmente llegamos a la gestión de costes, uno de los puntos clave, ya que se trata de uno de los elementos de nuestro triángulo de las restricciones principales, justo con alcance y el tiempo. Esta plataforma de gestión económica del proyecto nos permite trazar los gastos, generar facturas y realizar presupuestos. Además, como es habitual en este tipo de herramientas, contiene opciones de visualización gráfica y generación sencilla de informes.

Permite el uso gratuito para un número limitado de cuentas e incrementa su precio a medida que añadimos usuarios.

+1 – POMODORO TRACKER

Y acabamos con un bonus track para aquellos PMs a los que les falta tiempo en el día para completar sus tareas y centrarse en una sola (vamos, el 99% de los profesionales). Este reloj para seguir la técnica del pomodoro nos ayudará a mejorar nuestra productividad, con bloques de trabajo divididos de 25 en 25 minutos en los cuales estamos totalmente concentrados y enfocados en una tarea. Luego, viene un pequeño descanso y otra vez a centrarse.

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